Mit den nachfolgenden Ausführungen möchten wir Sie nachvollziehbar und (hoffentlich) verständlich, über Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten auf unseren Webseiten unterrichten. Sollten Sie darüber hinaus Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit unserem Internetauftritt haben, oder evtl. Meldungen zu Datenschutzverletzungen machen wollen, können Sie sich gern an uns wenden:

info@hno-am-gruenewald.de

Verantwortlicher

Verantwortlicher für diese Webseiten ist die:
HNO AM GRÜNEWALD (GbR)
Grünewalder Straße 55
42657 Solingen

Weitere Angaben zu unserem Unternehmen können Sie unserem Impressum entnehmen.

Welche Daten werden verarbeitet

Allgemeines

Der Server, auf dem unsere Webseite gehosted wird, befindet sich in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union, nämlich in Deutschland. Das Rechenzentrum wird von einem deutschen Unternehmen betrieben. Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, werden auch personenbezogene Daten verarbeitet.
Damit die Seiten in Ihrem Browser dargestellt werden können, muss die IP-Adresse des von Ihnen verwendeten Endgeräts verarbeitet werden. Hinzu kommen weitere Informationen über den Browser Ihres Endgeräts. Wir sind datenschutzrechtlich verpflichtet, auch die Vertraulichkeit und Integrität der mit unseren IT-Systemen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Für diesen Zweck werden nachfolgende Daten protokolliert:

• IP-Adresse des aufrufenden Rechners
  
• Betriebssystem des aufrufenden Rechners
  
• Browser-Version des aufrufenden Rechners
  
• Name der abgerufenen Datei
  
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
  
• Übertragene Datenmenge
  
• Verweisende URL

Unsere Webseiten benutzten ein vom Hosting-Provider zur Verfügung gestelltes Analysewerkzeug um statistische Auswertungen über die Nutzung der Webseite zu erzeugen. Diese Daten werden von uns kurzzeitig gespeichert. So haben wir die Möglichkeit, die Webseiten für Sie zu optimieren und besucherfreundlicher zu gestalten. Das System speichert die gesammelten Daten (u.a. Uhrzeit, abgerufene Seite, benutzter Browser, Betriebssystem) in einer Datenbank. Eine Verknüpfung der gespeicherten Daten mit anderen Datenquellen oder eine Weitergabe an Dritte, auch auszugsweise, findet nicht statt.

Die IP-Adresse wird nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Einen Personenbezug können wir aus den verbleibenden Daten dann nicht mehr herstellen. Die Daten werden ferner auch verwendet, um Fehler der Webseite zu beheben. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser „Interesse“ i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) ist der Betrieb dieser Webseite die Umsetzung der Schutzziele der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten.

Telefonassistent Datenschutzerklärung für PatientInnen

Sehr geehrte Patientinnen und Patienten,

Ihre Gesundheit und der Schutz Ihrer persönlichen Daten liegen uns sehr am Herzen. Im Rahmen Ihrer medizinischen Betreuung verwenden wir den CGM one Telefonassistenten, einen fortschrittlichen, KI-gestützten virtuellen Assistenten, der es uns ermöglicht, die Effizienz der Praxis zu steigern und patientenbezogene Anfragen schneller zu bearbeiten. Diese Datenschutzerklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des CGM one Telefonassistenten erfasst werden, wie sie genutzt und geschützt werden, sowie welche Rechte Sie bezüglich Ihrer persönlichen Informationen haben. 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des CGM one Telefonassistenten ist HNO AM GRÜNEWALD (GbR) Dr. med. martin Vahl, Alexander Donner (siehe Kontakt)

2. Welche Daten werden erfasst?

Der CGM one Telefonassistent erfasst während des Telefongesprächs Ihre von der KI in Text umgewandelten Angaben, die im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfrage einschließlich der Erfassung Ihrer Einwilligung für die Nutzung des Telefonassistenten und die weitere Terminplanung unserer Praxis benötigt werden. Dazu gehören unter anderem: 

• Name (Pflichtangabe)
• Geburtsdatum (Pflichtangabe)
• Telefonnummer (Pflichtangabe)
• Grund des Anrufs (Pflichtangabe, z.B. Kontrolluntersuchung, Rezeptausstellung; jedoch nicht notwendigerweise unter Angabe von Gesundheitsdaten)

Weitere Informationen, die Sie während des Gesprächs mitteilen (hierbei kann es sich um Gesundheitsdaten handeln, etwa wenn Sie von sich aus Angaben zu Ihrem Gesundheitszustand machen)

Sofern Sie uns die oben genannten Pflichtangaben nicht bereitstellen, kann Ihnen der CGM one Telefonassistent gegebenenfalls nicht weiterhelfen. Es bleibt Ihnen unbenommen, uns auf anderem Wege zu kontaktieren.

Die Erhebung von Sozialdaten (z.B. Ihre Krankenkasse) ist im Rahmen der Nutzung des CGM one Telefonassistenten nicht vorgesehen. 

Ihre Krankenkassendaten werden wie gewohnt vor Ort in der Praxis oder im Wege eines Folgegesprächs durch unser Praxispersonal aufgenommen

3. Wie und warum werden Ihre Daten genutzt?

Ihre Daten werden genutzt, um:

• Ihre Anfrage (z.B. Terminvereinbarung, Rezeptabholung, Überweisungen, Dokumentenanfrage oder Informationsanfrage) mit Hilfe des CGM one Telefonassistenten zu bearbeiten
• Der Praxisverwaltung effizient zu gestalten und hierdurch Arbeitsabläufe und die medizinische Versorgung der Patienten zu verbessern

Ihre Daten werden mit Ausnahme der von uns beauftragten Dienstleister (siehe 6.) nicht an Dritte weitergegeben. Zu Zwecken der Fehlerbehebung, Produktverbesserung und Auswertung zur Nutzung des CGM one Telefonassistenten werden wir Daten zudem anonymisieren und mit dessen Anbieter teilen. Durch die Anonymisierung ist sichergestellt, dass sich diese Daten Ihnen nicht mehr individuell zuordnen lassen.

4. Auf welcher rechtlichen Grundlage beruht die Datenverarbeitung?

Wir verarbeiten Ihre Daten Ihren Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO), die im Rahmen des Telefongesprächs erhoben wird. Diese Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen auch nach dem Telefongespräch widerrufen, indem Sie uns über die in Punkt 1 dieses Datenschutzhinweises genannten Kontaktdaten kontaktieren. Wir verpflichten uns auch in diesem Fall, sämtliche über Sie erhobenen Daten zu löschen, soweit wir nicht verpflichtet sind, bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten, die ein sofortiges Löschen der Daten verhindern können. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung.

Die Weiterverwendung Ihrer Daten im Rahmen der Praxisverwaltung nach erteilter Einwilligung, etwa zur Terminvergabe, dient zugleich dem Zwecke der Anbahnung oder Durchführung eines Behandlungsvertrages mit uns (Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO).

5. Wie werden Ihre Daten erfasst?

Während des Telefongesprächs werden Ihre gesprochenen Worte durch den CGM one Telefonassistenten erfasst und in Text umgewandelt (Speech-to-Text) sowie zur Generierung von Antworten genutzt. Die in Text umgewandelten Daten werden ferner durch uns im Rahmen der Praxisverwaltung weiterverwendet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

6. Ort der Verarbeitung und Weitergabe von Daten

Die Verarbeitung der Daten erfolgt grundsätzlich auf Servern innerhalb Europas. Wir werden Ihren Daten nicht an Dritte, sondern lediglich an den durch uns zum Zwecke der Bereitstellung des CGM one Telefonassistenten beauftragten Dienstleister weitergeben. Der CGM one Telefonassistent wird technisch durch die CompuGroup Medical Deutschland AG mit Sitz in Deutschland (den „Anbieter“) im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO bereitgestellt. Zudem sind weitere durch den Anbieter beauftragte Dienstleister in die technische Bereitstellung involviert bei denen in engen Grenzen auch eine Datenverarbeitung außerhalb Europas, insbesondere in den USA stattfindet. Hierbei wird jedoch durch geeignete und wirksame Datentransfermechanismen, einschließlich sog. Binding Corporate Rules (Art. 46 DSGVO), sogenannter EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) sowie Zertifizierung gemäß dem sogenannten Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) sichergestellt, dass auch für diesen Datenverarbeitung die strengen europäischen Datenschutzstandards zur Anwendung kommen. Alle involvierten Dienstleister erfüllen die Datenschutzstandards der EU und gewährleistet somit die Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten. Sie können einen Nachweis dieser Transfermechanismen jederzeit über die unter Punkt 11. genannten Kontaktdaten anfordern.

7. Speicherung und Löschung Ihrer Daten

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich so lange, wie dies zu Zwecken der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der damit verbundenen Behandlungsleistungen erforderlich ist bzw. eine Aufbewahrungspflicht besteht. Personenbezogenen Daten, die durch den CGM one Telefonassistenten verarbeitet werden, werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 60 Tagen gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten automatisch gelöscht, es sei denn, gesetzliche Vorgaben erfordern eine längere Aufbewahrung. Das in Text umgewandelte Gespräch wird dabei nur innerhalb Europas aufbewahrt. Soweit wir Angaben des Gesprächs wie Personalstammdaten und den kategorisierten Grund des Anrufs für die Praxisverwaltung (z.B. Terminbuchung über unsere internen Kalender) verwenden, findet gegebenenfalls eine längerfristige Aufbewahrung statt, soweit diese für die Planung und Erbringung der Behandlungsleistungen erforderlich ist.

8. Datensicherheit und -schutz

Ihre Daten werden mit höchster Vertraulichkeit und gemäß den europäischen Datenschutzbestimmungen behandelt. Wir treffen dabei die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre durch uns verwalteten Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden wir entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessern.

9. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• a.Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten zu Ihrer Person bei uns gespeichert sind (Art. 15 DSGVO).
• b.Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
• c.Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem Entgegenstehen (Art. 17 DSGVO). Sollte eine solche gesetzliche Aufbewahrungsfrist bestehen, die das sofortige Löschen verhindert, werden wir Sie darüber informieren.
• d.Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 18 DSGVO).
• e.Recht auf Datenportabilität: Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen oder diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln (Art. 20 DSGVO).
• f.Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese auf berechtigten Interessen eines Verantwortlichen beruht und die Voraussetzungen für dieses Recht vorliegen (Art. 21 DSGVO). Diese Rechte können Sie jederzeit ausüben, indem Sie uns unter den angegebenen Kontaktdaten erreichen. Zudem können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, insbesondere für Anregungen und Beschwerden hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten: Firma gds Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH, Auf der Appeling 8, 35043 Marburg-Cappel
• g.Zusätzlich haben Sie das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften verarbeiten (Art. 77 DSGVO). Sie können sich dazu an die Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung; Einsatz von KI-Technologie

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling) im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Terminvergabe erfolgt auch bei Einsatz des CGM one Telefonassistenten im Rahmen der Praxisverwaltung mit der Letztentscheidung durch die Mitarbeitenden unseres Praxisteams.

Der CGM one Telefonassistent beruht auf Technologien Künstlicher Intelligenz (KI) und generiert Aussagen auf Basis von Wahrscheinlichkeitsalgorithmen und dem eigenen Trainingsdatensatz. In Einzelfällen kann es dabei zu fehlerhaften oder unverständlichen Aussagen kommen. Wir sind in engem Austausch mit dem Anbieter, um die Präzision des CGM one Telefonassistenten stetig zu verbessern; sollten Sie daher entsprechende Fehler oder Unstimmigkeiten feststellen, können Sie sich gerne mit Ihrem Feedback an die unten genannten Kontaktdaten wenden.

11. Kontakt

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten, zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten oder an Ihren behandelnden Arzt wenden.

12. Aktualisierung des Datenschutzhinweises

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu aktualisieren. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unseres Datenschutzhinweises.

Stand: September 2025

Online-Terminbuchungsmöglichkeit

Wir bieten auf unseren Webseiten an, dass Sie Ihre Terminbuchung online vornehmen können. Dies können Sie tun, ohne sich registrieren zu müssen. Allerdings benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen Ihren Terminwunsch zu bestätigen. Für diesen Zweck werden nachfolgende Daten protokolliert:

• IP-Adresse des aufrufenden Rechners
  
• Terminwunsch
  
• E-Mail-Adresse

Wir verwenden hierzu den Dienst CGM LIFE eSERVICES der CGM CompuGroup Medical, deren Datenschutzgrundsätze Sie über nachfolgende Links einsehen können:

• Datenschutzerklärung CGM LIFE eSERVICES
• Datenschutzerklärung CGM LIFE Konto

Benutzerkonto und Registrierung

Wir bieten auf unseren Webseiten die Möglichkeit der Erstellung eines Benutzerkontos (Registrierung) für die CGM LIFE eSERVICES der CGM CompuGroup Medical an. Das Anlegen des Kontos erfolgt freiwillig. Datenschutzrechtliche Hinweise können Sie über folgende Links einsehen:

• Datenschutzerklärung CGM LIFE eSERVICES
• Datenschutzerklärung CGM LIFE Konto

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die vorgenannten Daten verarbeiten wir für den Betrieb unserer Webseiten und zur Erfüllung der behandlungsvertraglichen Pflichten gegenüber unseren Patienten. Bei Anfragen von Ihnen außerhalb eines aktiven Patientenverhältnisses verarbeiten wir die Daten für Zwecke des Vertriebs unserer angebotenen ärztlichen Dienstleistungen. Soweit Sie Daten uns gegenüber z.B. in Formularen freiwillig angeben und diese für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten nicht erforderlich sind, verarbeiten wir diese Daten auf der Basis, dass wir davon ausgehen, dass die Verarbeitung und Verwendung dieser Daten in Ihrem Interesse ist.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die Sie uns gegenüber angeben, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Insbesondere werden Ihre Daten nicht an Dritte für deren Werbezwecke weitergegeben. Wir setzen jedoch ggf. Dienstleister für den Betrieb dieser Webseiten oder für weitere Produkte von uns ein. Hier kann es vorkommen, dass ein Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen unsere Dienstleister sorgfältig aus – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit – und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in einem sog. Drittstaat außerhalb der Europäischen Union findet durch uns nicht statt.

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist die Firma gds Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH, Auf der Appeling 8, 35043 Marburg-Cappel. Sie erreichen ihn für alle mit hno-am-gruenewald.de verbundenen Datenschutzfragen sowie für evtl. Meldungen zu Datenschutzverletzungen unter datenschutz@gdsm.de

Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns direkt wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Nehmen Sie gern per E-Mail-Kontakt mit uns über info@hno-am-gruenewald.de auf.

Einwilligung

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis einer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Sie können dies z.B. bei der für die HNO AM GRÜNEWALD (GbR) zuständigen Aufsichtsbehörde tun:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Änderung der Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen an diesen Webseiten oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. 

Stand: 15.02.2022